Junior Administration Specialist

Mamy dla Ciebie:

• Umowę o pracę tymczasową

• Świetnie zlokalizowane biuro w industrialnej Fabryce Norblina (z w pełni wyposażonymi kuchniami, parkingami dla rowerów, strefami relaksu oraz Food Courtem z ponad 20 restauracjami) i znakomite narzędzia pracy (np. podnoszone biurka, ergonomiczne krzesła, interaktywne sale konferencyjne)

• Firmowe akcje specjalne - Kręć Kilometry, Family Day i wiele innych okazji, które obchodzimy

• Pracę w Zespole Administracji, na którego wsparcie zawsze możesz liczyć - na pokładzie mamy najlepszych specjalistów i ekspertów w swojej dziedzinie, a na integrację poświęcamy zaskakująco dużo czasu 🙂

• Wyślij nam swoje CV i… do zobaczenia w Allegro!

Szukamy właśnie Ciebie, jeśli:

• Uwielbiasz pracę z ludźmi – cechuje Cię wysoka kultura osobista, otwartość i naturalna łatwość w nawiązywaniu relacji

• Masz świetne zdolności organizacyjne – potrafisz ustalać priorytety, szybko odnajdujesz się w nowych zadaniach i dbasz o porządek w każdym detalu

• Komunikacja to Twoja mocna strona – sprawnie i z uśmiechem komunikujesz się zarówno osobiście, jak i za pośrednictwem kanałów cyfrowych (Slack, e-mail)

• Wykazujesz dużą samodzielność i proaktywność – nie czekasz na instrukcje, gdy widzisz, że coś wymaga poprawy lub uzupełnienia

• Dobrze odnajdujesz się w dynamicznym środowisku – potrafisz zachować spokój i profesjonalizm, nawet gdy dzieje się wiele rzeczy naraz

• Znasz język angielski na poziomie min. B2 – tak, aby swobodnie i profesjonalnie powitać oraz obsłużyć naszych zagranicznych gości

• Sprawnie posługujesz się narzędziami cyfrowymi – pakiet MS Office czy Google Suite nie ma przed Tobą tajemnic, a nauka nowych systemów (jak ServiceNow) to dla Ciebie czysta formalność

• Masz oko do szczegółów – zauważysz usterkę lub brakujący artykuł biurowy, zanim zrobią to inni, i od razu przejdziesz do działania

• Cenisz sobie profesjonalny wizerunek biura – rozumiesz, że recepcja jest wizytówką firmy i zależy Ci na budowaniu jej pozytywnego obrazu

Zakres obowiązków

• Bycie pierwszym punktem kontaktu w biurze – profesjonalna obsługa recepcji oraz przyjazne powitanie naszych gości

• Kompleksowa obsługa administracyjna biura i codzienne wsparcie jego prawidłowego funkcjonowania

• Zarządzanie korespondencją i przesyłkami (zarówno przychodzącymi, jak i wychodzącymi)

• Koordynacja dostaw oraz bieżąca współpraca z kurierami i pocztą

• Obsługa kart dostępowych oraz zarządzanie wybranymi rezerwacjami przestrzeni biurowych

• Bieżąca obsługa zgłoszeń pracowników oraz kanałów komunikacji z Administracją (Slack, e-mail, obsługa ticketów w systemie ServiceNow)

• Obsługa awizacji parkingowych dla pracowników i gości

• Zgłaszanie usterek oraz aktywne monitorowanie pracy serwisów technicznych

• Zarządzanie zasobami biurowymi – uzupełnianie artykułów biurowych i dbanie o stałą dostępność materiałów

• Profesjonalna opieka nad recepcją i biurem – dbanie o porządek, komfort oraz nienaganną organizację przestrzeni

• Wsparcie działań operacyjnych i dbanie o sprawny obieg informacji wewnątrz organizacji