Executive Support & Business Operations Partner
Warszawa, Polska
Najważniejsze cechy oferty
Współpraca: Kontrakt B2B
Model hybrydowy - część pracy zdalnie
Język angielski B2/C1
Rozrywka: Animacja / obsługa gości
Pełny etat
Opis
Obsługa i weryfikacja skomplikowanych rozliczeń delegacji krajowych/zagranicznych oraz kart służbowych kadry zarządzającej. Narzędzia Systemowe (SAP Concur) Znajomość i umiejętność sprawnej obsługi modułów rejestracji dostawców, wprowadzania wniosków zakupowych (requester) oraz obsługi obiegu ticketów (ROME & MyBuy) MS Office 365 & Google Workspace — zaawansowany: Biegłe zarządzanie złożonymi kalendarzami oraz praca na zbiorach danych (MS Excel / Google Sheets). Znajomość Języków Obcych - język Angielski (C1): Płynna obsługa korespondencji biznesowej i bezpośredni kontakt z gośćmi globalnymi. Logistyka Eventowa & Travel - Poziom Ekspercki: Praktyczne doświadczenie w organizacji wyjazdów zarządu, warsztatów offsite oraz wizyt delegacji międzynarodowych. Dokumentacja & Skrupulatność — Weryfikacja dokumentacji rejestrowej, umów i wymogów compliance. Executive Presence & Dyplomacja: Wysoka kultura osobista, profesjonalizm w reprezentowaniu GM oraz pełna dyskrecja w pracy z poufnymi informacjami biznesowymi. Komunikacja Międzyfunkcyjna: Umiejętność efektywnego łączenia potrzeb i sprawniej współpracy z różnymi działami w organizacji. Elastyczność i Praca w Modelu Agile: Umiejętność sprawnego przełączania się między zadaniami procesowymi a dynamicznymi potrzebami wsparcia zarządu. Współpraca Zespołowa i Team Spirit: Wysokie zaangażowanie w budowanie pozytywnej atmosfery w zespole, proaktywność, bezinteresowna gotowość do pomocy oraz promowanie otwartej komunikacji. Nastawienie na Rozwiązania (Solution-Oriented Mindset): Inicjatywa w identyfikowaniu wyzwań oraz natychmiastowe proponowanie gotowych i efektywnych usprawnień. Zarządzanie kalendarzami GM (priorytetyzacja spotkań, rozwiązywanie konfliktów terminów). Obsługa i filtrowanie priorytetowej korespondencji e-mail. Organizacja kompleksowych podróży służbowych (rezerwacje przelotów, hotele, wizy, logistyka lokalna). Zarządzanie i rozliczanie wydatków służbowych oraz delegacji w systemie SAP Concur. Profesjonalna reprezentacja Zarządu w kontaktach z kluczowymi partnerami zewnętrznymi — dostawcami, wewnętrznymi delegacjami Wsparcie Executive Team (ET) oraz General Managerów (GM) Planowanie i harmonogramowanie spotkań zarządu oraz przygotowywanie agend. Organizacja cateringu i zaplecza logistycznego dla spotkań stacjonarnych. Kompleksowa organizacja wydarzeń wyjazdowych (offsite events, warsztaty strategiczne). Wsparcie członków ET w obsłudze i rozliczaniu systemowym w SAP Concur. Opracowywanie projektów prezentacji biznesowych, raportów, zestawień danych oraz materiałów na spotkania strategiczne i posiedzenia Zarządu. Obsługa Gości Globalnych: Koordynacja logistyki i hostingu dla zagranicznych gości zapraszanych przez GM lub Executive Team (agendy wizyt, transport, zakwaterowanie, przyjęcia). Obsługa Zamówień i Business Ops: Tworzenie i nadzorowanie zamówień zakupowych (PO - Purchase Orders) oraz zapewnienie kompleksowego wsparcia operacyjnego dla zespołu Business Ops i interesariuszy wewnętrznych. Obsługa centralnej skrzynki mailowej oraz formalno-proceduralna weryfikacja przychodzącej dokumentacji zakupowej pod kątem wymogów formalnych. Obsługa Systemowa ROME: Rejestracja, obsługa operacyjna oraz bieżąca realizacja zgłoszeń (ticketów) od interesariuszy wewnętrznych w systemie ROME (kluczowym systemie w obszarze farmaceutycznym) wraz z nadzorowaniem terminowości realizacji i kontaktem ze stronami. Analiza profilu i doświadczenia przez zespół Hays; Rozpoczęcie realizacji usług. Witamy w projekcie!
Płaca
70-100zł/h
Zakres obowiązków
Projekt B2B: Executive Support &
Business Operations Partner Hays Contracting Services to współpraca oparta na zasadach B2B. Obecnie poszukujemy kontraktora B2B do realizacji usług w obszarze executive suport &
business operations w ramach branży farmaceutycznej. Lokalizacja, Model świadczenia usług: hybrydowo - Warszawa Rodzaj współpracy: B2B Czas trwania projektu: długofalowo, pierwszy kontrakt na 12 miesięcy Start: asap Stawka: 75-105zł/h netto + VAT Opis projektu Poszukujemy osoby na stanowisko wspierające General Managerów i Dyrektorów generalnych, obsługę globalnych gości, operacje zakupowe i wsparcie systemowe. Środowisko technologiczne Oczekiwane kompetencje Obsługa i weryfikacja skomplikowanych rozliczeń delegacji krajowych/zagranicznych oraz kart służbowych kadry zarządzającej. Narzędzia Systemowe (SAP Concur) Znajomość i umiejętność sprawnej obsługi modułów rejestracji dostawców, wprowadzania wniosków zakupowych (requester) oraz obsługi obiegu ticketów (ROME &
MyBuy) MS Office 365 &
Google Workspace — zaawansowany: Biegłe zarządzanie złożonymi kalendarzami oraz praca na zbiorach danych (MS Excel / Google Sheets). Znajomość Języków Obcych - język Angielski (C1): Płynna obsługa korespondencji biznesowej i bezpośredni kontakt z gośćmi globalnymi. Logistyka Eventowa &
Travel - Poziom Ekspercki: Praktyczne doświadczenie w organizacji wyjazdów zarządu, warsztatów offsite oraz wizyt delegacji międzynarodowych. Dokumentacja &
Skrupulatność — Weryfikacja dokumentacji rejestrowej, umów i wymogów compliance. Kompetencje Miękkie i Relacyjne (Soft Skills) Executive Presence &
Dyplomacja: Wysoka kultura osobista, profesjonalizm w reprezentowaniu GM oraz pełna dyskrecja w pracy z poufnymi informacjami biznesowymi. Komunikacja Międzyfunkcyjna: Umiejętność efektywnego łączenia potrzeb i sprawniej współpracy z różnymi działami w organizacji. Elastyczność i Praca w Modelu Agile: Umiejętność sprawnego przełączania się między zadaniami procesowymi a dynamicznymi potrzebami wsparcia zarządu. Współpraca Zespołowa i Team Spirit: Wysokie zaangażowanie w budowanie pozytywnej atmosfery w zespole, proaktywność, bezinteresowna gotowość do pomocy oraz promowanie otwartej komunikacji. Nastawienie na Rozwiązania (Solution-Oriented Mindset): Inicjatywa w identyfikowaniu wyzwań oraz natychmiastowe proponowanie gotowych i efektywnych usprawnień. Zakres usług 1. Wsparcie General Managerów oraz Executive Team (60% czasu pracy) Zarządzanie kalendarzami GM (priorytetyzacja spotkań, rozwiązywanie konfliktów terminów). Obsługa i filtrowanie priorytetowej korespondencji e-mail. Organizacja kompleksowych podróży służbowych (rezerwacje przelotów, hotele, wizy, logistyka lokalna). Zarządzanie i rozliczanie wydatków służbowych oraz delegacji w systemie SAP Concur. Profesjonalna reprezentacja Zarządu w kontaktach z kluczowymi partnerami zewnętrznymi — dostawcami, wewnętrznymi delegacjami Wsparcie Executive Team (ET) oraz General Managerów (GM) Planowanie i harmonogramowanie spotkań zarządu oraz przygotowywanie agend. Organizacja cateringu i zaplecza logistycznego dla spotkań stacjonarnych. Kompleksowa organizacja wydarzeń wyjazdowych (offsite events, warsztaty strategiczne). Wsparcie członków ET w obsłudze i rozliczaniu systemowym w SAP Concur. Opracowywanie projektów prezentacji biznesowych, raportów, zestawień danych oraz materiałów na spotkania strategiczne i posiedzenia Zarządu. Obsługa Gości Globalnych: Koordynacja logistyki i hostingu dla zagranicznych gości zapraszanych przez GM lub Executive Team (agendy wizyt, transport, zakwaterowanie, przyjęcia). 2. Operacje Zakupowe, Business Ops oraz Wsparcie Systemowe ROME (40% czasu pracy) Obsługa Zamówień i Business Ops: Tworzenie i nadzorowanie zamówień zakupowych (PO - Purchase Orders) oraz zapewnienie kompleksowego wsparcia operacyjnego dla zespołu Business Ops i interesariuszy wewnętrznych. Obsługa centralnej skrzynki mailowej oraz formalno-proceduralna weryfikacja przychodzącej dokumentacji zakupowej pod kątem wymogów formalnych. Obsługa Systemowa ROME: Rejestracja, obsługa operacyjna oraz bieżąca realizacja zgłoszeń (ticketów) od interesariuszy wewnętrznych w systemie ROME (kluczowym systemie w obszarze farmaceutycznym) wraz z nadzorowaniem terminowości realizacji i kontaktem ze stronami. Proces współpracy Analiza profilu i doświadczenia przez zespół Hays
Rozmowa z konsultantem Hays dotycząca projektu i zakresu usług
Spotkanie techniczne z przedstawicielami projektu (do 2 etapów)
Uzgodnienie warunków współpracy
Rozpoczęcie realizacji usług. Witamy w projekcie! #LI-DNI #1201658 - Katarzyna Stefanska
Informacje dodatkowe
Nr ref.: 1201658
Lokalizacja: Warszawa
Rodzaj pracy: Kontrakt