Pracownik / pracowniczka ds. administracyjnych

Opis

Jeżeli jesteś osobą wszechstronną, która chciałaby pracować na uczelni, zapraszamy do złożenia oferty.

Kontakt

• Oferty zawierające CV oraz list motywacyjny prosimy przesyłać na adres renata.rudnicka@uni.lodz.pl i marta.szymczak-musial@filologia.uni.lodz.pl w terminie do 28 października 2026r.

• Telefon: 42-635-68-75

Jednostka

• Biuro ds. Projektów - Wydział Filologiczny

Oferujemy

• zatrudnienie na umowę o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy,

• pracę w stałych godzinach (z możliwością wykonywania części obowiązków zdalnie), w miłej atmosferze w przyjaznym zespole,

• przeszkolenie z obsługi systemów wewnątrzuczelnianych oraz projektów;

• możliwość samorozwoju;

• 13-ta pensja

• możliwość podniesienia kwalifikacji;

• dostęp do pełnego pakietu świadczeń socjalnych (np. „wczasy pod gruszą”, dofinasowanie do przedszkola, półkolonii dla dzieci pracowników UŁ), dofinasowania do działalności kulturalno-oświatowej, ubezpieczenia zdrowotnego, zbiorowego PZU w atrakcyjnej cenie i innych bonusów i zniżek

• możliwość składania wniosku aplikacyjnego na realizację wyjazdu zagranicznego w ramach programu ERASMUS+ w celach szkoleniowych do uczelni z krajów członkowskich UE w danym roku akademickim;

• dodatkowo możliwość korzystania z bufetu wydziałowego;

• dodatkowo dostęp do ciekawych spotkań, prelekcji organizowanych cyklicznie przez Wydział Filologiczny ze znanymi autorami książek, artystami;

Wymagania

• wykształcenie średnie lub wyższe;

• znajomość pakietu Office: Word, Excel, PowerPoint;

• doświadczenie: mile widziane doświadczenie w obsłudze administracyjnej projektów (zapraszamy również osoby bez wcześniejszego doświadczenia na stanowiskach biurowych);

• bardzo dobra organizacja pracy, skrupulatność, dbałość o szczegóły oraz umiejętność pracy z dokumentami finansowo-kadrowymi;

• umiejętność sprawnego korzystania z narzędzi do współpracy, w tym MS Teams;

• sumienność i terminowość;

• umiejętność pracy pod presją czasu;

• zdolności komunikacyjne w tym łatwość nawiązywania kontaktów, umiejętność pracy w zespole;

• inicjatywa i samodzielność w działaniu;

• zaangażowanie i motywacja;

• umiejętność dostosowania się do zmian, elastyczność;

• umiejętność i chęć szybkiego uczenia się nowych zagadnień;

• wysoka kultura osobista.

Co oferujemy?

• Stabilne zatrudnienie

• Inspirująca atmosfera pracy

• Bogaty pakiet socjalny

Wymagane dokumenty

• Curriculum Vitae

• List motywacyjny

Zakres obowiązków

• 1. Przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji projektowej

• sporządzanie, weryfikacja po względem formalnym i kompletowanie cyklicznej dokumentacji kadrowo-płacowej dla wykonawców i uczestników projektu (np. umów cywilnoprawnych, wniosków o przyznanie dodatków projektowych i powierzeń, kart czasu pracy);

• wypełnianie formularzy, wniosków oraz szablonów dokumentacji zgodnie z wytycznymi wewnętrznymi oraz procedurami instytucji finansujących;

• nadzór nad obiegiem dokumentów projektowych (wersje papierowe oraz elektroniczne) oraz dbanie o ich prawidłową archiwizację.

• 2. Zgłaszanie umów do Uniwersyteckiego Rejestru Umów dotyczących wydatków projektowych;

• 3. Obsługa systemów wewnątrzuczelnianych: m.in. Portal Pracowniczy, MS Teams;

• 4. Obsługa systemu Simple i ewidencja majątku (OT)

• wprowadzanie i procesowanie dokumentów OT (Otrzymanie Środka Trwałego) w systemie teleinformatycznym Simple;

• klasyfikacja i wprowadzanie do systemu zakupionego w ramach projektów sprzętu, aparatury oraz innych składników majątku.

• 5. Bieżące wsparcie administracyjne

• dbanie o prawidłowy przepływ informacji pomiędzy zespołem projektowym, działem finansowo-księgowym a partnerami zewnętrznymi w tym przekazywanie dokumentacji do odpowiednich działów UŁ;

• pomoc w przygotowaniu zapotrzebowania na materiały biurowe;

• obsługa biura projektu i kontakt z uczestnikami/wykonawcami projektu;

• inne obowiązki zlecone przez przełożonych.