Specjalista / ka ds. korespondencji i administracji

O firmie

• Do naszego zespołu Administracji szukamy osoby, która będzie sprawnie obsługiwać korespondencję firmową, a także zadba o uporządkowanie dokumentacji i umów. Jednym z zadań będzie również samodzielne zbudowanie uporządkowanego systemu archiwizacji umów.

• To propozycja dla osoby, która dobrze odnajduje się w pracy wymagającej dokładności i systematyczności, potrafi samodzielnie organizować swoje zadania oraz chętnie szuka rozwiązań usprawniających codzienne funkcjonowanie firmy.

Oferujemy

• umowę o pracę z możliwością docelowej umowy na czas nieokreślony

• pracę stacjonarną w biznesowym centrum Warszawy, w pobliżu II linii metra

• możliwość realnego wpływu na uporządkowanie i usprawnienie procesów związanych z korespondencją oraz archiwizacją dokumentów

• szeroką ofertę szkoleń wewnętrznych

• lubisz sport? U nas wystarczy dobry pomysł i zebranie chętnych, a inicjatywy stają się faktami – chodzimy po górach, jeździmy na nartach, gramy w siatkówkę, szachy i planszówki, biegamy, oglądamy mecze piłki nożnej, siatkówki i tenisa

• podstawy też są ważne, więc mamy pakiet benefitów: kafeterię ze zniżkami do sklepów, miejsc kultury, pakiet sportowy w Multisport, Multilife, opiekę w Medicover, ubezpieczenie grupowe, i owoce też się znajdą:)

Co oferujemy

• Dla rodziny

• Kafeteria benefitów (zniżki na bilety do kina, teatru, parków rozrywki, sklepów)

• Wyprawka dla świeżo upieczonych rodziców i prezenty dla dzieci na różne okazje

• Dodatkowe 5 dni wolnego z okazji urodzenia dziecka

• Dla integracji

• Wyjazdy firmowe – hikingowe, rowerowe, górskie i wodne – ruchu na pewno u nas nie brakuje

• Imprezy na tarasie – spotykanie się ze sobą jest w naszym DNA

• Dla sportu

• Karta Multisport

• Drużyny sportowe – rowerowe, piłkarskie

• Podziemny parking rowerowy z szatnią i prysznicami

• Portal Multilife: zdrowie, psychologia, odżywianie, rozwój

• Dla bezpieczeństwa

• Pakiet Medicover

• Polisa na życie

• Defibrylator AED w biurze i certyfikowane szkolenia z pierwszej pomocy

• Dla rozwoju

• Udział w zewnętrznych szkoleniach i konferencjach oraz wewnętrznych akademiach

• Opłacanie składek w izbach zawodowych

• Biblioteka firmowa

• Nauka języków obcych indywidualnie lub grupowo

• Indywidualna opieka Mentora

• Program Super Talentów

• Dla komfortu pracy

• Praca w systemie hybrydowym (mix pracy zdalnej i z biura)

• Elastyczne godziny pracy

• Pracjacje (przez 6 tygodni w roku pracuj skąd chcesz)

• Wygodne biura

Mile widziane

• masz minimum 2–3 lata doświadczenia w administracji biurowej, obsłudze korespondencji, archiwizacji dokumentów lub wsparciu administracyjnym

• masz doświadczenie w prowadzeniu rejestrów dokumentów

• znasz w praktyce procesy związane z obiegiem dokumentów papierowych i elektronicznych

• potrafisz samodzielnie organizować pracę i sprawnie zarządzać dużą liczbą dokumentów

• cechuje Cię dokładność, systematyczność i dbałość o szczegóły

• potrafisz porządkować informacje i tworzyć czytelne zasady pracy z dokumentacją

• jesteś gotowy/a do regularnego wykonywania zadań operacyjnych związanych ze skanowaniem, kopiowaniem, segregowaniem i ewidencjonowaniem dokumentów

• sprawnie korzystasz z pakietu Microsoft Office i urządzeń biurowych

• dobrze współpracujesz z osobami z różnych zespołów i potrafisz jasno komunikować zasady obiegu dokumentów

• masz doświadczenie w tworzeniu, porządkowaniu lub prowadzeniu archiwum dokumentów firmowych

• pracowałeś/aś w firmie doradczej lub innej organizacji zarządzającej dużą ilością dokumentacji klientów

• znasz systemy elektronicznego obiegu dokumentów, takie jak Amodit, SharePoint lub inne systemy klasy DMS

• brałeś/aś udział w projektach związanych z digitalizacją dokumentów lub wdrażaniem procesów archiwizacyjnych

Zakres obowiązków

• obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej, zarówno papierowej, jak i elektronicznej

• rejestrowanie, ewidencjonowanie, skanowanie i przekazywanie korespondencji do właściwych zespołów

• obsługa przesyłek pocztowych i kurierskich, w tym monitorowanie terminów odbioru oraz potwierdzeń nadania

• prowadzenie rejestrów korespondencji i dokumentacji

• współpraca z urzędami, pocztą oraz firmami kurierskimi

• przeprowadzenie inwentaryzacji obowiązujących i archiwalnych umów z klientami

• opracowanie i wdrożenie systemu archiwizacji umów papierowych, w tym standardów ich oznaczania, katalogowania i przechowywania

• prowadzenie centralnego rejestru umów oraz nadzór nad obiegiem i przechowywaniem oryginałów

• wyszukiwanie i udostępnianie dokumentów uprawnionym osobom

• przygotowywanie dokumentacji do archiwizacji lub zniszczenia zgodnie z obowiązującymi zasadami

• skanowanie, drukowanie, kopiowanie i kompletowanie większych partii dokumentów

• uporządkowanie i prowadzenie firmowej biblioteki, w tym inwentaryzacja zbiorów oraz obsługa wypożyczeń i zwrotów

• bieżące wsparcie administracyjne działań operacyjnych firmy